Règlement de procédure
Jeans Fritz souhaite prévenir les infractions aux dispositions légales, aux directives de l'entreprise et à notre code de conduite. Pour ce faire, nous offrons la possibilité de déposer des plaintes via notre plateforme de plaintes numérique.
Qui peut déposer une plainte ?
Le canal de réclamation est ouvert à toutes les personnes, aux collaborateurs de Jeans Fritz ainsi qu'à des tiers (par ex. partenaires commerciaux et fournisseurs de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement ou communautés environnantes).
Quelles plaintes pouvez-vous déposer ?
Vous pouvez signaler tout risque ou manquement aux obligations en matière de droits de l'homme et d'environnement. Il peut s'agir, entre autres, du travail des enfants, du travail forcé, du non-respect de la protection du travail et de la santé en vigueur, de la production et de l'utilisation de mercure ou de produits chimiques interdits, d'une manipulation ou d'une élimination des déchets non respectueuse de l'environnement (voir § 2, alinéas 2 et 3 de la loi sur les obligations de vigilance de la chaîne d'approvisionnement).
Comment déposer une plainte ?
Vous pouvez communiquer de manière confidentielle et protégée via notre canal de signalement en ligne (https://jeans-fritz.vispato.com). Les informateurs peuvent rester anonymes dans la mesure où ils le souhaitent et où la loi le permet. Les messages entrants sont acceptés dans toutes les langues vivantes et traduits dans la langue de travail de la procédure de réclamation (allemand). Jeans Fritz s'efforce de communiquer dans la langue de la personne signalante, mais ne peut pas le garantir. En règle générale, le traitement se fait en allemand ou en anglais.
Comment se déroule la procédure de réclamation ?
Après réception de la plainte, celle-ci est transmise par écrit ou par voie électronique au plus tard dans les sept jours. La plainte est transmise à la personne ou au service compétent et examinée sous l'angle des faits, de la capacité d'influence, de la contribution de l'entreprise à la cause et de la présence d'informations suffisantes pour traiter la plainte. Si les informations sont insuffisantes, des efforts raisonnables sont déployés pour obtenir des réponses aux questions posées par le lanceur d'alerte. Après examen de la plainte sur les faits, il est décidé si la plainte est justifiée. Si aucun élément concret ne permet de conclure à l'existence d'une infraction, l'auteur de l'alerte est informé des motifs et la plainte est donc close. La procédure est consignée par écrit.
Si la plainte est justifiée, elle est transmise au service compétent pour le traitement du cas et les mesures de suivi nécessaires (mesures correctives, mesures de réduction et, le cas échéant, mesures d'indemnisation) sont ensuite déterminées. L'auteur de l'alerte est informé de l'état d'avancement de la procédure et des mesures de suivi prévues dans un délai de trois mois. À l'issue de l'enquête, le lanceur d'alerte reçoit un retour sur le résultat de la procédure et est informé de la nécessité ou de la mise en œuvre de mesures.
Le procès-verbal est établi par écrit dans le système de dossiers électroniques et, conformément à la loi sur les obligations de vigilance de la chaîne d'approvisionnement, nous sommes tenus de conserver la documentation pendant sept ans. Le processus de réclamation est ainsi terminé.
Il est mené en protégeant le lanceur d'alerte et toutes les parties concernées contre toute pénalisation ou sanction et est garanti par le processus de plainte confidentiel et impartial. Aucune mesure de représailles suite à une plainte ou un signalement ne sera tolérée.
L'efficacité du processus de plainte est évaluée régulièrement (au moins une fois par an) ainsi qu'en fonction des circonstances.
Qui est responsable des plaintes ?
Le département RSE ainsi que le comité d'entreprise sont responsables de la procédure de plainte.
La protection des données est-elle assurée ?
L'examen de la plainte est effectué conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne.
Hüllhorst, le 10.07.2023
