Reglement van orde
Jeans Fritz wil graag overtredingen van wettelijke eisen, bedrijfsrichtlijnen en onze gedragscode voorkomen. Hiervoor bieden wij de mogelijkheid om klachten in te dienen via ons digitale klachtenplatform.
Wie kan een klacht indienen?
Het klachtenkanaal staat open voor alle personen, zowel medewerkers van Jeans Fritz als derden.
Welke klachten kunt u indienen?
Je kunt alle mensenrechten- en milieurisico's of plichtsverzuim melden die zich in onze eigen divisie of bij onze leveranciers hebben voorgedaan. Denk hierbij onder andere aan kinderarbeid, dwangarbeid, het niet naleven van de geldende voorschriften voor gezondheid en veiligheid op het werk, productie en gebruik van verboden kwik of chemicaliën, niet milieuvriendelijke verwerking of verwijdering van afval (zie § 2 para. 2 en 3 van de Supply Chain Duty of Care Act).
Hoe kan ik een klacht indienen?
Je kunt vertrouwelijk en veilig communiceren via ons online meldingskanaal (https://jeans-fritz.vispato.com). Klokkenluiders kunnen anoniem blijven voor zover ze dat willen en voor zover dat wettelijk mogelijk is. Binnenkomende meldingen worden in alle levende talen geaccepteerd en vertaald naar de voertaal van de klachtenprocedure (Duits). Jeans Fritz probeert te communiceren in de taal van de melder, maar kan dit niet garanderen. De afhandeling vindt in de regel plaats in het Duits of Engels.
Hoe werkt de klachtenprocedure?
Na ontvangst van de klacht wordt deze uiterlijk binnen zeven dagen schriftelijk of elektronisch gecommuniceerd. De klacht wordt doorgestuurd naar de verantwoordelijke afdeling en gecontroleerd op de feiten van de zaak en op voldoende informatie om de klacht te behandelen. Als er onvoldoende informatie is, zullen redelijke inspanningen worden gedaan om antwoorden op vragen van de klokkenluider te krijgen. Na beoordeling van de klacht over de feiten wordt besloten of de klacht terecht is. Als er geen concreet bewijs is dat een schending heeft plaatsgevonden, wordt de klokkenluider op de hoogte gesteld van de redenen en wordt de klacht gesloten. De procedure wordt schriftelijk vastgelegd.
Als de klacht gegrond is, wordt deze doorgestuurd naar het verantwoordelijke kantoor voor behandeling van de zaak en wordt vervolgens bepaald welke vervolgmaatregelen (corrigerende, verzachtende en, indien nodig, compenserende maatregelen) nodig zijn. De mogelijkheid van het bedrijf om invloed uit te oefenen en zijn bijdrage aan de zaak spelen een rol bij het bepalen van de vervolgmaatregelen. De klokkenluider wordt binnen drie maanden geïnformeerd over de status van de procedure en de geplande vervolgmaatregelen. Na het onderzoek ontvangt de klokkenluider feedback over de uitkomst van de procedure en wordt hij geïnformeerd over de noodzaak of uitvoering van maatregelen.
Het dossier wordt schriftelijk bewaard in het elektronische bestandssysteem en volgens de Supply Chain Sourcing Obligations Act zijn we verplicht om de documentatie zeven jaar te bewaren. Het klachtenproces is hiermee beëindigd.
Het klachtenproces wordt uitgevoerd op een manier die de klokkenluider en alle betrokken partijen beschermt tegen benadeling of straf en wordt gewaarborgd door het vertrouwelijke en onpartijdige klachtenproces. Vergelding op basis van klachten of tips wordt niet getolereerd.
De effectiviteit van de klachtenprocedure wordt regelmatig (minstens één keer per jaar) en op ad-hocbasis beoordeeld.
Wie is verantwoordelijk voor klachten?
De afdeling CSR is verantwoordelijk voor de klachtenprocedure.
Is gegevensbescherming gewaarborgd?
Het klachtenonderzoek wordt uitgevoerd in overeenstemming met de General Data Protection Regulation (GDPR).
Hüllhorst, 10.08.2023
