Regolamento interno
Jeans Fritz desidera prevenire le violazioni dei requisiti legali, delle linee guida aziendali e del nostro Codice di Condotta. A tal fine, offriamo la possibilità di presentare reclami tramite la nostra piattaforma digitale di reclamo.
Chi può presentare un reclamo?
Il canale di reclamo è aperto a tutte le persone, ai dipendenti di Jeans Fritz e a terzi.
Quali reclami si possono presentare?
È possibile segnalare tutti i rischi per i diritti umani e l'ambiente o le violazioni dei doveri che si sono verificati nella nostra divisione aziendale o presso i nostri fornitori. Questi possono includere, tra l'altro, il lavoro minorile, il lavoro forzato, l'inosservanza delle norme applicabili in materia di salute e sicurezza sul lavoro, la produzione e l'uso di mercurio o di sostanze chimiche vietate, la gestione o lo smaltimento dei rifiuti non rispettosi dell'ambiente (cfr. § 2 par. 2 e 3 della legge sul dovere di diligenza nella catena di fornitura).
Come si può presentare un reclamo?
È possibile comunicare in modo riservato e sicuro attraverso il nostro canale di segnalazione online (https://jeans-fritz.vispato.com). I denuncianti possono mantenere l'anonimato nella misura in cui lo desiderano e nella misura in cui è legalmente possibile. Le segnalazioni in arrivo sono accettate in tutte le lingue straniere e tradotte nella lingua di lavoro della procedura di reclamo (tedesco). Jeans Fritz si impegna a comunicare nella lingua della persona che effettua la segnalazione, ma non può garantirlo. Di norma, l'elaborazione avviene in tedesco o in inglese.
Come funziona la procedura di reclamo?
Dopo aver ricevuto il reclamo, questo verrà comunicato per iscritto o per via elettronica entro e non oltre sette giorni. Il reclamo sarà inoltrato al reparto competente e sarà verificato che i fatti del caso siano corretti e che le informazioni siano sufficienti per l'elaborazione del reclamo. In caso di informazioni insufficienti, saranno compiuti sforzi ragionevoli per ottenere risposte alle domande dell'autore della denuncia. Dopo aver esaminato il reclamo sui fatti, si decide se il reclamo è giustificato. Se non ci sono prove concrete che si sia verificata una violazione, l'informatore viene informato dei motivi e il reclamo viene chiuso. La procedura viene registrata per iscritto.
Se la denuncia è giustificata, viene inoltrata all'ufficio competente per l'elaborazione del caso e quindi si stabilisce quali misure di follow-up (misure correttive, attenuanti e, se necessario, compensative) sono necessarie. La capacità dell'azienda di esercitare un'influenza e il suo contributo alla causa giocano un ruolo nella determinazione delle misure di follow-up. Il whistleblower viene informato sullo stato della procedura e sulle misure di follow-up previste entro tre mesi. Dopo l'indagine, il whistleblower riceve un feedback sull'esito della procedura e viene informato della necessità o dell'attuazione di misure.
La documentazione viene conservata per iscritto nell'archivio elettronico e, in base alla legge sugli obblighi di approvvigionamento della catena di fornitura, siamo tenuti a conservarla per sette anni. Il processo di reclamo è terminato.
Il processo di reclamo è condotto in modo da proteggere l'informatore e tutte le parti coinvolte da svantaggi o penalizzazioni e viene garantito attraverso un processo di reclamo riservato e imparziale. Non saranno tollerate ritorsioni basate su reclami o segnalazioni.
L'efficacia della procedura di reclamo viene rivista regolarmente (almeno una volta all'anno) e su base ad hoc.
Chi è responsabile dei reclami?
Il responsabile della procedura di reclamo è il dipartimento CSR.
È garantita la protezione dei dati?
L'indagine sui reclami è condotta in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
Hüllhorst, 10.08.2023
