Rules of Procedure ZH

Jeans Fritz Handelsgesellschaft für Mode mbH 根据《供应链采购义务法》制定的投诉程序规则。


Jeans Fritz 希望防止违反法律规定、公司准则和行为规范的行为。为此，我们提供了通过数字投诉平台提交投诉的可能性。

谁可以提交投诉？
投诉渠道对所有人开放，包括 Jeans Fritz 的员工和第三方。

您可以提交哪些投诉？ 
您可以举报在我们的业务部门或供应商中发生的所有人权和环境风险或违反职责的行为。其中可能包括童工、强迫劳动、无视适用的职业健康和安全法规、生产和使用违禁汞或化学品、以不环保的方式处理或处置废物（参见《供应链责任法》第 2 条第 2 款和第 3 款）。

如何提交投诉？
您可以通过我们的在线举报渠道 (https://jeans-fritz.vispato.com) 进行保密和安全的交流。举报人可以根据自己的意愿并在法律允许的范围内匿名举报。我们接受所有语言的举报，并将其翻译成投诉程序的工作语言（德语）。Jeans Fritz 尽力使用举报人的语言进行沟通，但不能保证做到这一点。通常情况下，投诉处理以德语或英语进行。

投诉程序如何运作？
在收到投诉后，最迟在七天内以书面或电子方式告知投诉人。投诉将被转交给负责部门，并由其核实案情以及是否有足够的信息来处理投诉。如果信息不足，将尽合理努力从举报人处获得疑问的答案。在审查有关事实的投诉后，将决定投诉是否合理。如果没有确凿证据证明发生了违规行为，则会将原因告知举报人，并就此结束投诉。该程序以书面形式记录在案。

如果投诉属实，则将其转交负责办公室进行案件处理，然后确定需要采取哪些后续措施（补救措施、缓解措施以及必要时的补偿措施）。在确定后续措施时，公司施加影响的能力及其对事件的贡献起着决定作用。举报人将在三个月内了解程序的进展情况和计划采取的后续措施。调查结束后，举报人会收到关于程序结果的反馈，并被告知采取措施的必要性或实施情况。

书面记录保存在电子档案系统中，根据《供应链采购义务法》，我们有义务将文件保存 7 年。投诉程序就此终止。

投诉程序的执行方式将保护举报人和所有相关方不受损害或受到惩罚，并通过保密和公正的投诉程序予以确保。绝不容忍基于投诉或举报的报复行为。

对申诉程序的有效性进行定期审查（至少每年一次）和临时审查。

谁负责投诉？
企业社会责任部门负责投诉程序。

数据保护有保障吗？
投诉调查按照《通用数据保护条例》（GDPR）进行。
                                       
Hüllhorst, 10.08.2023