Verfahrensordnung

Jeans Fritz möchte Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben, Unternehmensrichtlinien und unserem Verhaltenskodex verhindern. Hierzu bieten wir die Möglichkeit Beschwerden über unsere digitale Beschwerde-Plattform einzureichen.

Wer kann eine Beschwerde abgeben?
Der Beschwerdekanal steht allen Personen, Jeans Fritz Mitarbeitern sowie Dritten offen.

Welche Beschwerden können Sie einreichen?   
Sie können alle menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken beziehungsweise Pflichtverletzungen melden, die in unserem eigenen Geschäftsbereich oder bei unseren Zulieferern entstanden sind. Dies können unter anderem Kinderarbeit, Zwangsarbeit, Missachtung des geltenden Arbeits- und Gesundheitsschutzes, Produktion und Verwendung von verbotenem Quecksilber oder Chemikalien, nicht umweltgerechte Handhabung oder Entsorgung von Abfällen sein (siehe § 2 Abs. 2 und 3 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetztes).

Wie kann eine Beschwerde abgegeben werden?
Über unseren Online-Meldekanal (https://jeans-fritz.vispato.com) können Sie vertraulich und geschützt kommunizieren. Hinweisgebende können dabei anonym bleiben, soweit sie dies wünschen und es gesetzlich möglich ist. Eingehende Meldungen werden in allen lebenden Sprachen angenommen und in die Arbeitssprache des Beschwerdeverfahrens (Deutsch) übersetzt. Jeans Fritz bemüht sich in der Sprache der meldenden Person zu kommunizieren, kann dies aber nicht zusichern. In der Regel erfolgt die Bearbeitung in Deutsch oder Englisch.

Wie läuft das Beschwerdeverfahren ab?
Nach Empfang der Beschwerde wird der Eingang spätestens innerhalb von sieben Tagen schriftlich oder elektronisch übermittelt. Die Beschwerde wird an die zuständige Abteilung weitergeleitet und auf den Sachverhalt, sowie auf ausreichenden Informationsgehalt zur Bearbeitung der Beschwerde geprüft. Falls nicht genügend Informationen vorliegen, werden angemessene Anstrengungen unternommen, um Antworten auf Rückfragen vom Hinweisgeber zu erhalten. Nach Prüfung der Beschwerde über den Sachverhalt wird entschieden, ob die Beschwerde berechtigt ist. Bestehen keine konkreten Anhaltspunkte für das Vorliegen eines Verstoßes, wird der Hinweisgebende über die Gründe informiert und die Beschwerde ist somit beendet. Der Vorgang wird schriftlich protokolliert.

Ist die Beschwerde berechtigt wird diese an die zuständige Stelle zur Fallbearbeitung weitergeleitet und anschließend festgelegt, welche Folgemaßnahmen (Abhilfe-, Minderungs- und ggf. Entschädigungsmaßnahmen) notwendig sind. Das Einflussvermögen und der Verursacherbeitrag des Unternehmens spielen bei der Festlegung der Folgemaßnahmen eine Rolle. Der Hinweisgebende wird über den Stand des Verfahrens und die geplanten Folgemaßnahmen innerhalb von drei Monaten informiert. Im Anschluss an die Untersuchung erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung über das Verfahrensergebnis und wird über die Notwendigkeit bzw. Umsetzung von Maßnahmen informiert. 

Die Protokollierung erfolgt schriftlich im elektronischem Aktensystem und laut dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz sind wir verpflichtet die Dokumentation sieben Jahre aufzubewahren. Der Beschwerdeprozess ist hiermit beendet.

Die Beschwerde wird unter Wahrung des Schutzes vor Benachteiligung und Bestrafung des Hinweisgebenden und aller Beteiligten durchgeführt und durch den vertraulichen und unparteiischen Beschwerdeprozess sichergestellt. Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Beschwerden oder Hinweisen werden nicht toleriert.

Die Wirksamkeitsprüfung des Beschwerdeverfahrens erfolgt regelmäßig (mindestens einmal pro Jahr) sowie anlassbezogen.

Wer ist für die Beschwerden zuständig?
Die Beschwerdemanagement-Abteilung ist für das Beschwerdeverfahren zuständig.

Ist Datenschutz sichergestellt?
Die Untersuchung der Beschwerde wird im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchgeführt. 
                                       
Hüllhorst, den 10.08.2023